یکی از بهترین راهکارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات برای سازمان‌های بزرگ، استقرار یک پورتال سازمانی برای یکپارچه‌سازی و انسجام داده‌ها،فرایندها و سیستم‌های سازمانی است اگر مقالۀ "چگونه توسعه و پیاده سازی پورتال سازمانی برای سازمان ارزش می آفریند" را مطالعه کرده باشید یا عضوی از یک سازمان بزرگ باشید، به اهمیت و ارزش یک پورتال توانمند در پیشبرد فعالیت‌ها و سرویس‌های سازمانی واقف هستنید. پورتال‌ها شامل خصوصیات، امکانات و ویژگی‌های متنوعی هستند و ممکن است این سؤال پیش آید که مهمترین این امکانات یا کامپوننت‌ها چه هستند. در این مقاله، بطور کوتاه به یکی از این کامپوننت‌ها از جنبۀ اهمیت آن می‌پردازیم.
اینترپرایز و جزایر اتوماسیون
سازمان‌های بزرگ (Enterprise) به سازمان‌هایی گفته می‌شود که پرسنل و کاربران بسیار داشته و حجم فعالیت‌ها و ارتباطات میان افراد، آنها را نیازمند برقراری سرویس‌های آنلاین و پاسخگو برای کاربران می‌کند. در ایران و در سال‌های گذشته رسم بر این بود که هر واحد یا دپارتمان سازمانی برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات خود یک سیستم رایانه‌ای خریداری و نصب می‌کرد که اغلب این نرم‌افزارها نیز اپلیکیشن‌های دستکتاپی بودند و کاربر برای استفاده از آن باید به کامپیوتری که نرم‌افزار در آن نصب شده‌بود مراجعه می‌کرد. سپس با روند توسعه زیرساخت‌های اینترنتی و افزایش دسترسی عموم به اینترنت پرسرعت، توسعه و استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب رواج پیدا کرد و هر دپارتمان، نرم‌افزاری برای برقراری اتوماسیون و پردازش اطلاعات سازمانی خریداری و مستقر می‌کرد. چنین رویکردی منجر به مسئلۀ "جزایر اتوماسیون" می‌شد چراکه هر بخش سازمان، سیستمی مجزا داشت و امکان ارتباط، انتقال داده و استفاده از خروجی یک سیستم برای سیستم دپارتمان دیگر مهیا نبود. چنین شرایطی سازمان را به جزیره‌هایی دور از هم همانند می‌ساخت و اشکالات اساسی چنین رویکردی بعضاً منجر به رهاکردن استفاده از سیستم‌ها می‌شد.
همکاری در قالب فرایندهای سازمانی
در ادبیات مدیریت مدرن، واژه‌هایی همانند همکاری، مشارکت، تشریک مساعی و انسجام سازمانی جایگاه ویژه‌ای دارند و مدیران سازمان‌های بزرگ نیز به ارزش‌های راهکارهای IT برای ارتقای کیفیت فعالیت‌های سازمان پی برده‌اند. دیگر همه می‌دانند بدون همکاری دپارتمان‌ها، کیفیت بالای یک دپارتمان نمی‌تواند بر تمام سازمان مؤثر باشد. برای رسیدن یک سازمان به اهدافش، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها بر اساس برنامه‌های سازمان انجام می‌پذیرد. این فعالیت‌ها که بعضاً دو یا چند دپارتمان را درگیر خود می‌کنند و دارای نقطۀ آغاز و پایان هستند، فرایند نام دارند.
فرایندها با دریافت منابع سازمان به عنوان ورودی، سعی دارند خروجی‌های مورد انتظار سازمان را ایجاد کنند. مدیران سازمان برای موفقیت فرایندها علاوه بر تأمین منابع آنها نیاز دارند وظیفۀ نظارت، کنترل و مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی (BPR) را نیز به نحو احسن انجام دهند. مدیران قرن بیست و یکمی همواره اولین راهکاری که به ذهنشان می‌رسد، فناوری اطلاعات و ارتباطات است. آیا پورتال سازمان می‌تواند در این زمینه ایفای نقش کند؟ آیا میان انبوه کامپوننت‌ها و ماژول‌های چنین سیستمی، راهکاری برای مدیریت فرایندهای سازمانی وجود دارد؟ پاسخ، البته آری است و اگر بخواهیم دقیق‌تر به آن اشاره کنیم، ماژول یا سیستم فرایندساز است.
فرایندساز، راهکار پورتال سازمانی
شاید این سیستم را با نام‌گذاری‌های متفاوتی شنیده‌باشید ولیکن تمام آنها یک هدف دارند و آن، توانمدسازی مدیران سازمان برای انجام وظیفۀ مدیریت فرایند است. ایجاد یک فرایند، چینش وظایف و رویدادهای مختلف، تخصیص کاربران پورتال، کنترل عملکرد، شناسایی انحرافات و اصلاح فرایند، مهمترین وظایف مدیر در این زمینه است.
باید به این نکته توجه کرد که قبل از پیاده‌سازی سیستم‌های سنگین و پیچیده‌ای همانند BPMSها و ERPها، همواره نیاز به بازنگری، ارزیابی و بعضاً تجدید نظر در مورد فریاندهای فعلی سازمان احساس می‌شود و این مرحله هر چند که وقت‌گیر و هزینه‌بر است، می‌تواند از شکست پروژۀ استقرار سیستم (Deployment) جلوگیری کند. به همین دلیل، سازمان‌های بزرگ و متمول که مدیرانی آگاه را در رأس هرم مدیریتی خود دارند، توجه خاص و شایسته‌ای به بازمهندسی فرایندهای سازمانی یا BPR نشان می‌دهند.
سیستم‌های فرایندساز، پیچیدگی و ریسک‌های استقرار سیستم‌های بزرگ را ندارند و توسعۀ فرایندهای مختلف و متنوع سازمان می‌تواند توسط کارشناسان فناوری اطلاعات سازمان نیز انجام شود. با استفادۀ مناسب از فرایندساز، سازمان می‌تواند از پتانسیل پورتال در این زمینه استفاده کند و در مراحل و فازهای مختلف، کاربران سازماندهی‌شده در پورتال را در فرایندهای ساخته‌شده درگیر نماید. قابلیت نظارت بر عملکرد کاربران، شناسایی دقیق مشکلات و اصلاح فرایند الکترونیکی‌شده، آنچنان ارزشمند و جذاب است که هر سازمانی را به استفاده از این سیستم‌ها ترغیب می‌کند هرچند که نگاهی سنتی بر آن سازمان حکمفرما باشد. بهره‌برداری فرایندساز از کامپوننت‌های دیگر پورتال همانند فرمساز و گزارش‌ساز نیاز به آموزش‌های پیچیدۀ سیستم‌های بزرگ را از میان برده و امکان اتصال فرایندها و سامانه‌های مختلف بر بستر پورتال، انسجام و یکپارچگی سیستمی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد. بدین‌روش، سازمان گام به گام به سمت مکانیزاسیون و الکترونیکی کردن خدمات و فعالیت‌های خود پیشروی می‌کند.