اگر تا به حال عبارت "پورتال سازمانی" را شنیده‌اید و نگرش شما نسبت به آن محدود به یک "وبسایت ساده" بوده‌است، کاملاً در اشتباه هستید! متأسفانه همین نگرش بعضاً منجر به عقب‌ماندگی و عدم توسعۀ سازمان در زمینۀ بهره‌برداری از راهکارهای فناوری اطلاعات و حرکت در مسیر دولت الکترونیک شده‌است. تا زمانی که سازمان از عرصۀ وب برای جمع‌آوری و پردازش داده‌ها، تولید اطلاعات سودمند و الکترونیکی‌کردن فرایندهایش بهره نگیرد، از راهکارهایی که فناوری اطلاعات در قالب "پورتال" برای آن فراهم نموده، منفعتی برداشت نمی‌کند.
پورتال سازمانی چیست؟
سازمان‌ها برای انجام فرایندهای سازمانی خود نیاز به یافتن شیوه‌هایی برای استاندارد کردن آنها دارند. این استانداردسازی تنها منوط به یکپارچه‌سازی و یک‌شکل کردن تجربیات کاربران در دپارتمان‌های مختلف سازمان نمی‌شود بلکه یکپارچه‌سازی و منسجم کردن تمام جریان‌های اطلاعاتی میان بخش‌ها را در بر می‌گیرد. چارچوبی که برای رسیدن به این هدف مورد استفاده قرار می‌گیرد پورتال سازمانی یا Enterprise Portal نامیده می‌شود. جمع‌آوری، تجمیع و شخصی‌سازی داده‌های درخواستی با استفاده از زیرپورتال‌های یک پورتال سازمانی صورت می‌پذیرد.
بهره‌مندی از چارچوب "پورتال" چه منافعی برای سازمان دارد؟
شیوۀ کار در قالب پورتال، مزیت‌های آشکاری نسبت به جریان‌های خطی اطلاعات و دسترسی‌های سطحی درون سازمان دارد. ملموس‌ترین مزیت، شفافیت ارتباطات است که بموجب الگوی دسترسی‌ای بدست می‌آید که می‌تواند با پیاده‌سازی پورتال، توسعه یافته و پیاده‌سازی شود. از دیگر مزیت‌های پیاده‌سازی پورتال می‌توان بازیابی سریعتر اطلاعات و تولید گزارش را برشمرد که برای تحلیل اطلاعات در هیئت مدیرۀ سازمان ضروری است. بدین ترتیب مدیران سطح بالای سازمان می‌توانند با تکیه بر داده‌ها و اطلاعات در دسترس که بواسطۀ پورتال سازمانی فراهم آمده‌اند، با سهولت و دقت بیشتری تصمیمات مؤثر و مهم سازمانی را اتخاذ کنند. کاربران سازمان نیز بواسطۀ کارکرد سودمند سطح فرمان پاسخگو و دسترسی سریع به داده‌های مرتبط با نیازهای‌شان از پورتال سازمان منفعت کسب می‌کنند.
چه خصوصیاتی نشان از ارزشمند بود یک پورتال سازمانی دارد؟
1- استانداردسازی تعلیم
پورتال یک رابط کاربری یکپارچه با خطوط ارتباطی روان مهیا می‌کند که بوسیلۀ آن می‌توان کارمندان جدید سازمان را برای استفادۀ بهتر از منابع در دسترس‌شان تعلیم داد. وقتی آنها از یک ساختار یکسان برای انجام کارهایشان استفاده کنند، دیگر فرقی ندارد که در نهایت به چه دپارتمانی خواهند پیوست.
2- مقیاس‌پذیری
پیاده‌سازی یک ماژول جدید و یا حتی به‌روزرسانی کل ساختار نرم‌افزار به زیرساخت سخت‌افزاری اضافی نیاز ندارد. این پیاده‌سازی می‌تواند با کمترین زمان ازکارافتادگی (Downtime) سیستم انجام شود. در حقیقت، اگر سرورهای کمکی مورد استفاده قرار گیرند، هیچ نوع شکست یا قطعی در سرویس‌ها روی نخواهد داد. بدین‌ترتیب بسیاری از وجوه فرایندهای سازمانی همانند تولید محتوا، مدیریت محتوا، توسعه، استقرار سرویس‌ها و افزودن کارکردهای جدید می‌توانند تسهیل شوند.
3- تمرکز کنترل
با استقرار پورتال، چندین سرویس را می‌توان از یک مسیر کنترل نمود. درحالی که تغییرات کلیدی می‌تواند در دستان افراد آموزش‌دیده باشد، خود سیستم کنترل ممکن است بخش‌بندی شود و به بیش از یک دپارتمان اختصاص یابد. یک مزیت برجستۀ دیگر مرکزیت‌بخشی به کنترل فرایندهای سازمان، توانایی استقرار و مدیریت چندین زیرسایت یا برنامه‌های کاربردی (Applications) از یک مکان است. این سیسات، عملکرد نرم و روانی را برای کاربران پورتال سازمان فراهم می‌آورد. همین ایده هنگامی که برای وبسایت‌ها و برنامه‌های تحت وب انجام شود، نتایج سودمندی را برای مشتریان به ارمغان می‌آورد.
4- تجمیع داده‌ها و اطلاعات
جمع‌اوری داده‌ها در یک منبع می‌توان فرصت هایی را برای دسترسی سریع و آسان به آنها فراهم کند. یک نقطۀ دسترسی منفرد به این معنی است که توسعه‌دهندگان می‌توانند برای بازیابی سریع داده‌ها بجای نوشتن کوئری به چندین منبع داده، از پروتکل‌های مدیریت دیتابیس بهره‌برداری کنند. روی هم رفته چنین سیستمی می‌تواند سازمان را نسبت به از دست نرفتن داده‌ها و اطلاعات حیاتی مطمئن سازد.
آیا برای استقرار پورتال نیاز به دانش دیگری احساس می‌شود؟
پورتال‌های سازمانی به سازماندهی، اتصال و ارتباط مشتریان و کارمندان سازمان کمک می‌کند و نشانۀ رویکرد عقلانی و هوشمندانۀ سازمان است که در دنیای رقابتی سازمان‌های امروزی بسیار مهم می‌باشد. توسعۀ پرتال سازمانی به مهارت بالایی در درک اهداف سازمانی و شناسایی راهکارهای سودمند دارد.
از آنجائیکه پورتال سازمانی یک راهکار منسجم و شخصی‌سازی‌شدۀ تحت وب را به کارمندان و مشتریان سازمان ارائه می‌کند، می‌بایست تجربه کاربری (UX) به‌شدت خوشایندی عرضه نماید بدین معنی که در طراحی رابط کاربری آن تحقیقات جامعی در بارۀ عادات، تمایلات و راحتی "کاربران نهایی" صورت پذیرد و فرایند یادگیری و برقراری ارتباط با سیستم را برای آنها تسهیل کند. رابط کاربری، محتوا، خدمات تحت وب و پورتال، اجزای اصلی یک پورتال سازمانی هستند که نیاز به ملاحظات و توجه ویژه از سوی هر سازمان دارد بنابراین مدیران سازمانی بعنوان کارفرمای استقرار پورتال نیاز دارند که دانش خود را در زمینه‌های مذکور تقویت کنند تا در تعامل با کارگزاران پروژه به نتایج مطلوب و بهینه دست یابند.