اغلب مدیران مدرن و توسعه‌گرا اهمیت پورتال سازمانی و حضور همه‌جانبه در فضای سایبری را درک کرده و برای این منظور، به دنبال یک رویکرد بهینه و ابزار مناسب آن می‌گردند. چنین مدیرانی مفهوم و واقعیت یک پورتال سازمانی را درک می‌کنند و برنامه روشنی را برای پیشبرد برنامه‌های توسعه فناوری اطلاعات در سازمان متبوع خود در ذهن می‌پرورانند و آن را با استفاده از مشاوران متخصص، تدوین و اجرا می‌کنند.
سازمان‌ها در اولین سطح توسعۀ پورتال خود همواره به ارائۀ اطلاعات مختلف از سازمان می‌پردازند. اطلاعاتی همانند سند چشم‌انداز، مدل تعالی سازمانی، اخبار و اطلاعیه‌ها، چارت سازمانی، قوانین و مقررات، اطلاعات مناقصات و مزایده‌ها، بنرهای تبلیغاتی و اطلاعات ارتباط با سازمان و مدیران آن در اغلب وبسایت‌های سازمانی در زمرۀ اطلاعات اصلی و پایه‌ای بشمار می‌آیند. جدا از کیفیت چنین اطلاعاتی که به مخاطب سازمان ارائه می‌شود، سازمان می‌تواند مطابق با یک برنامه منظم و مدون، نسبت به مکانیزاسیون فرایند ارائۀ خدمات خود اقدام کند.
نرم افزار پورتال سازمانی شرکت نیافام علاوه بر امکانات فراوان و پیشرفته برای تولید و مدیریت محتوای پورتال، مجموعه ابزارهایی را نیز برای استفادۀ توسعه‌دهندگان (Developers) در نرم‌افزار اسپریت پورتال گنجانده‌است. این ابزارها، امکانات لازم برای تولید و مدیریت جداول اطلاعاتی، فرم‌ها، گزارش‌ها و افزونه‌ها را فراهم می‌کند. از افزونه‌های تولیدشده در این سیستم برای مدیریت پویای محتوا در قالب‌های وبسایت‌ها و تبدیل رکوردهای ثبت‌شده در دیتابیس به اطلاعات سودمند و قابل ارائۀ به مخاطب استفاده می‌شود.
شاید این سؤال برای شما مطرح شود که چه لزومی به ارائۀ خدمات سازمان بصورت فرایندهای الکترونیکی است و اینکه چرا توسعۀ اینگونه سیستم‌ها بر بستر پورتال سازمانی، بهترین الگوی اقدام (Best Practice) برای سازمان محسوب می‌گردد؟
برای جواب سؤال اول فقط کافی است به تغییراتی که در دو دهۀ اخیر در جامعه ایران بنگریم. ما به نسبت سی سال پیش، برای کسب اطلاع از خدمات دولتی نیازی به مراجعه حضوری به ادارات دولتی نداریم و برخی از فرایندهای مربوط به ارسال اطلاعات و مدارک، پیگیری امور و پرداخت هزینه‌ها را از طریق درگاه‌های اینترنتی (پورتال‌ها) به نتیجه می‌رسانیم. شاید همچنان کاستی‌هایی از بعد زیرساخت و سرعت عمل در زمینۀ دولت الکترونیک وجود دارد ولیکن مزایای استفاده از بستر وب برای سرویس‌دهنده (ساختار حکومت) و دریافت‌کنندۀ خدمات (جامعه) کاملاً آشکار شده‌است. کاهش مراجعات مردم به ادارات، فرصتی برای کوچک‌سازی و چابک‌سازی دولت محسوب می‌شود و می‌تواند هزینه‌های خود را از طریق توسعه دولت الکترونیک کاهش دهد. آحاد جامعه نیز با استفاده از خدمات الکترونیک، دیگر نیازی به صرف زمان و هزینه برای تردد میان اماکن مختلف را نخواهندداشت و به دلیل ماهیت ثبت ممیزی اقدامات در بستر وبسایت‌ها، قابلیت پیگیری درخواست را نیز بدست می‌آوردند. متأسفانه با در نظر گرفتن ظرفیت‌های دانشی و زیرساخت کشور، سرعت توسعه دولت الکترونیک در ایران در وضعیت مناسبی نیست. در حالی که قارۀ آسیا در زمینۀ "شاخص توسعه دولت الکترونیک" در سال 2020 در رتبۀ دوم قرار دارد، کشور ایران در رتبه‌بندی کشورها، میان 193 کشور، رتبۀ 89 را به خود اختصاص داده‌است. در زمینه شاخص مشارکت الکترونیک نیز که بیانگر میزان بهره‌برداری جامعه از خدمات الکترونیک است، کشور ایران رتبۀ 118 را دارد و بررسی روند رتبه‌های ایران در این شاخص طی 10 سال گذشته، هیچ رشدی را نشان نمی‌دهد. بنابراین لازم است هم دستگاه‌های اجرایی و هم مردم با علم به مزایای خدمات الکترونیک، نسبت به تغییر نگرش و بهبود وضعیت این دو شاخص اقدامات لازم را انجام دهند.
در جواب سؤال دوم، می‌بایست به روند افزایش استفاده از سامانه‌های سازمانی اشاره نمائیم. با روند توسعه زیرساخت‌های اینترنتی و افزایش دسترسی عموم به اینترنت پرسرعت، توسعه و استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب رواج پیدا کرد و هر دپارتمان، نرم‌افزاری برای برقراری اتوماسیون و پردازش اطلاعات سازمانی خریداری و مستقر می‌کرد. چنین شرایطی سازمان را به جزیره‌هایی دور از هم همانند می‌ساخت و اشکالات اساسی چنین رویکردی بعضاً منجر به رهاکردن استفاده از سیستم‌ها می‌شد.
جمع‌آوری داده‌ها در یک دیتابیس مشترک در قالب یک پورتال سازمانی می‌تواند فرصت هایی را برای دسترسی سریع و آسان به آنها فراهم کند. در نتیجۀ توسعۀ سامانه‌های تحت وب بر بستر دیتابیس یک پورتال، توسعه‌دهندگان می‌توانند برای بازیابی سریع داده‌ها بجای نوشتن کوئری به چندین منبع داده، از پروتکل‌های مدیریت دیتابیس استفاده کنند. روی هم رفته چنین سیستمی می‌تواند سازمان را نسبت به از دست نرفتن داده‌ها و اطلاعات حیاتی مطمئن سازد و گامی بلند بسوی ایجاد سیستم‌های منسجم خدمت‌رسانی بحساب آید.
یکی از قابلیت‌های بسیار مهم و پیشرفتۀ نرم‌افزار مدیریت پورتال سازمانی "اسپریت پورتال"، مجموعه ابزارهای ساخت افزونه جهت توسعۀ سامانه‌های تحت وب پورتال سازمانی است. رابط کاربری کاملاً واکنشگرا به‌همراه، محیط حرفه‌ای توسعۀ کد، امکان تعیین دسترسی کاربران برای مدیریت محتوا و مجموعه امکاناتی که با متدولوژی بهینه‌ای در کنار یکدیگر واقع شده‌اند، محیطی پیشرفته را برای توسعه‌دهندگان وب فراهم نموده‌است. در انتها، برخی از امکانات نرم افزار اسپریت پورتال (محصول شرکت دانش بنیان نیافام) در زمینۀ امکانات توسعه سیستم را معرفی می‌کنیم.
• امکان توسعه جداول اطلاعاتی با قابلیت ایجاد ارتباط میان جداول
• امکان اتصال به جداول داخل سیستم و بانک های اطلاعاتی خارج سیستم با استفاده از Connection String
• امکان اتصال به جداول و بانک های اطلاعاتی خارج سیستم با استفاده از وب سرویس
• قابلیت اتصال به بانک های اطلاعاتی از نوع MS Access، MySQL، MSSQL، Oracle و ...
• مجهز به Query Designer جهت ایجاد کوئری و نمایش داده ها بدون کدنویسی
• رابط کاربری wizard-based برای افزایش سرعت و دقت درج کوئری
امکان استفاده از قالب‌های پیش‌فرض برای تولید گزارش‌های داینامیک از داده‌ها
• امکان تعیین سطوح دسترسی تا سطح جدول، رکورد و فیلد
• امکان تعیین سطوح دسترسی برای اجرای هر کوئری در وبسایت