برای پیاده‌سازی یک سامانه تحت وب به چه مواردی نیاز دارید؟ یک سیستم تعاملی و واکنش‌گرا چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ چطور می‌شود نگرانی‌های پیرامون ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی قدیمی و ارزشمند را رفع نمود و همچنین یک سامانه و پورتال نوین داشت؟ چگونه می‌شود از دردسر برنامه‌نویسی‌های پیچیده خلاص شد و با سرعت، دقت و با کیفیت بسیار مناسب به چیزی دسترسی پیدا کرد که از هر لحاظ بهینه باشد و نیاز یک سازمان در ارائه خدمات الکترونیک به مخاطب را رفع نماید؟ چرا بهتر است که از پایه برنامه نویسی نکنیم و چرا از پورتال سازمانی استفاده نماییم؟ در این نوشتار پاسخ خواهیم داد به بخشی از مهمترین دغدغه‌های مدیران، کارشناسان فنی و... و با ابزارها و روش‌هایی آشنا می‌شویم که ایجاد تغییرات منحصر به فرد در فرایند‌ها و سامانه‌های سازمانی را تبدیل به یک اتفاق جذاب و کاربردی خواهد نمود.

 

افزونه‌ساز(هر چه می‌خواهید، سریع و ساده و با کیفیت بسازید)
یک مجموعه وقتی می‌‌خواهد سامانه‌‌ای تحت وب را طراحی کند به یک بخش جهت اطلاع ‌رسانی و معرفی سامانه و خدمات الکترونیک نیاز خواهد داشت، شاید در نگاه اولیه این بخش صرفا یک تعریف ساده باشد اما می‌تواند ویژگی‌ها و پیچیدگی‌های خاص خودش را نیز داشته باشد و باید بدانیم که هر سامانه‌ای با سامانه دیگری متفاوت است و از لحاظ اطلاعات ورودی و تولید خروجی‌ها دارای پیچیدگی‌های بسیاری می‌باشد، بدین ترتیب می-توان گفت، یک بحث محتوایی وجود دارد که توسط کارشناسان و ادمین‌های یک سازمان باید در داخل تعدادی از ماژول‌ها، آیتم‌ها و موارد مورد نیاز برای سیستم تعریف شود. از طرف دیگر سازمان‌ها و کمپانی‌های Enterprise به صورت بسیار متنوع به موضوعات نگاه می‌کنند و نمی‌شود وجه اشتراکی بین آن‌ها پیدا نمود. به همین دلایل باید ابزاری وجود داشته باشد که آن‌ها بتواند جداول اطلاعاتی مخصوص خود را با بخش‌هایی اختصاصی درست کنند و مهمترین نکته این که بتوانند این کار را به راحتی هرچه تمام و بدون دانش فنی خاصی انجام داده و وابستگی و مراجعه دائمی به تیم‌های برنامه‌نویسی نداشته باشند.

برای آن‌ها بسیار مهم است که سناریوها و جداول پایگاه داده مورد نیاز را، بدون دانش فنی عمیق برنامه‌نویسی و به راحتی تولید کنند. یعنی افرادی که در یک سازمان هستند بتوانند با سرعت زیاد و دانش فنی کم در بخش طراحی یک سامانه، تغییرات را مدیریت و پیاده‌سازی کرده، به آن صورتی که آن کمپانی به آن نیاز دارد. بسیار مهم است که وقتی این سیستم‌های محتوایی و پایگاه داده طراحی شد، بتوان به راحتی هر چه تمام به کاربران دسترسی به آن سامانه خاص داده شود و از طرفی دیگر بعد از دادن دسترسی به آن‌ها، تجربه کاربری UI/UX مناسبی جهت ورود اطلاعات ایجاد گردد، در اینجا قابلیت‌های مهم اسپریت پورتال وارد می‌شود و به راحتی اجازه این را می‌دهد که تنها با یک کلیک سیستم محتوایی طراحی شده در پایگاه داده سازمان‌ها به سیستم سامانه اضافه گردد و با توجه به دسترسی‌هایی که انجام شده بتوانند از آن استفاده کنند. تا اینجا یک سیستم پایگاه داده برای ورود اطلاعات کاربران ساخته شده است، چنین سامانه‌ای بخش‌های گسترده‌ای خواهد داشت مانند انواع فیلدهای تاییدیه، دسترسی، ساده‌سازی ورود محتوا برای اطلاعات سنگین، انجام عملیات ورودی و دریافت خروجی-ها، گزارش‌ها، به روزرسانی‌ها و دریافت ورودی و خروجی‌های اکسل و... سامانه باید دارای این مزیت باشد که به راحتی بتواند هر مدل و هر سطح از اطلاعات و سطوح گرافیکی را به راحتی به مخاطب نشان دهد و همچنین به سادگی بشود با آن تعامل کرده و چنین اطلاعاتی را در آن قرار داد، ویژگی که در این سامانه (پورتال‌ سازمانی هوشمند اسپریت پورتال و سیستم‌های طراحی شده با کمک ویژگی‌های آن) به مناسب‌ترین حالت ممکن در دسترس است و هیچ محدودیتی ندارد.
یک پورتال سازمانی پیشرفته باید این امکان را فراهم بنماید که کاربر بتواند به راحتی از طریق سیستم ارتباطی با دیگر دیتابیس‌ها و سرویس‌‌ها، به راحتی و بدون نیاز به ورود مجدد اطلاعات از طریق آن‌ها نمایش اطلاعات را انجام و اطلاعات را از آن منابع خوانده و نمایش دهد.

ارتباط با سیستم‌های دیگر در سمت مشاهده اطلاعات با دو روش میسر می‌شود. نوع اول ارتباط مستقیم با انواع دیتابیس‌ها بدون هیچ محدودیتی مانند ارتباط با دیتابیس‌های Oracle، MySQL،  SQL، حتی Access و... است و روش دوم هم ایجاد ارتباط و اتصال از طریق انواع وب سرویس‌ها و وب ریکوئست‌ها است که می‌تواند انواع اطلاعات را از آن‌ها درخواست و دریافت نماید و بازهم این امور با یک طراحی کاملا اختصاصی و مد نظر هر سازمان، بدون وابستگی به شرکت طراح و تیم توسعه‌دهنده نرم‌افزار توسط خود آن‌ها به سادگی قابل اجرا می‌باشد.

 

فرم ساز(به راحتی تعامل کنید و تجربه بی‌نظیری برای خود و کاربران بسازید)
تا به اینجا سیستمی طراحی شده است که توانستیم اطلاعات را از روش‌ها و منابع مختلف به آن وارد کنیم و تولید خروجی نماییم، حال نکته مهمی که باقی می‌ماند بحث تعامل با مخاطب است، سامانه‌ای که نتواند با مخاطب تعامل داشته باشد را نمی‌توان یک سامانه‌ حرفه‌ای نامید. اسپریت پورتال با رعایت معیارهایی همانند سهولت کاربری و کاربرپسندی، ماژول فرم‌ ساز را با قابلیت‌های نوآورانه و پیشرفته در مجموعۀ امکانات قابل ارائه در این سیستم پورتال طراحی و تولید کرده است. با کمک این ماژول فرم‌های کاملاً واکنش‌گرا و چند مرحله‌ای با زیر فرم‌های متعدد به سادگی قابل تولید و استفاده در سامانه‌های خدمات الکترونیک است.
تعامل به معنای گرفتن اطلاعات از مخاطب، بازخورد و نظرسنجی، پر کردن فرم‌ها، رجیستر کردن مخاطب و... در این سیستم به طور کامل پیش‌بینی شده است. این موارد قابلیت فرم‌سازی در این نرم‌افزار تولید شده توسط شرکت دانش بنیان نیافام است.
با استفاده از این قابلیت کاربر به راحتی می‌تواند با Drag and Drop و بدون هیچ دانش برنامه‌نویسی فرم‌های چندگامی با اعتبارسنجی‌های متنوع و کامل، حتی اعتبارسنجی‌های پیچیده را خیلی ساده درست کند تا بتواند اطلاعات را به طور مناسب و حرفه‌ای و با تعامل مناسب از کاربر دریافت نماید.

 

اموری مانند ثبت‌نام، عضویت در پورتال و... بدین صورت به راحتی قابل انجام و توسعه است. یک نمونه بسیار جذاب این است که فکر کنید می‌خواهید اطلاعات همسر یک فرد را در یک فرم دریافت نمایید، وقتی این فرد مجرد است و همسری ندارد مشکلی نیست ولی زمانی که متاهل شد و باید اطلاعات همسر را براساس قوانین مجموعه خود دریافت کنید، براساس انتخاب مجرد یا متاهل بودن توسط کاربر فرم‌ها به صورت هوشمند فیلدهای لازم را به آن فرد نشان می‌دهند، این یک مثال ساده بود ولی باید بدانیم ساختن چنین فرم‌ تعاملی و هوشمندی در این سیستم تنها با چند کلیک ساده و بدون نیاز به دانش فنی خاص یا برنامه‌نویسی، میسر می‌گردد.

 

چرا از پایه خودمان برنامه نویسی نکنیم و چرا از پورتال سازمانی استفاده نماییم؟
اسپریت پورتال یک پورتال امن و دارای گواهی‌های امنیتی است و بواسطه این گواهی‌ها تمامی خدماتی که روی این پورتال پیاده‌سازی می‌شود دارای امنیت کامل است وبدین صورت سازمان‌ها با تهیه اسپریت پورتال از هزینه‌اضافی برای بحث تامین امنیت خدمات الکترونیک سامانه خود بی‌نیاز می‌شوند. نکته دیگر پشتیبانی همیشگی و قدرتمندتر است، زیرا سامانه با استفاده از هسته مرکزی اسپریت پورتال قدرت گرفته و همین موضوع ایجاد تغییرات و به روزرسانی‌ها را نیز بسیار راحتتر و همیشگی خواهد نمود. وقتی شما از ماژول‌‌های پورتال سازمانی استفاده می‌کنید(مخصوصا در برابر روش‌هایی که خود یک سازمان می‌خواهد تمامی موارد برنامه‌نویسی را به پیش ببرد) نکته بسیار مهمی که باید به آن دقت شود کاهش چشمگیر باگ است به نوعی که میشود اینگونه سامانه‌ها را کاملا بهینه و بدون باگ نامید، ماژول‌های پیکربندی که در اسپریت پورتال استفاده می‌شود ساختاری کاملا بهینه و استاندارد داشته و مانند روش‌های مبتنی بر کد زنی نیازمند رفع باگ نیستند زیرا کاملا با معماری هر بخش دیگر سازگار و مناسب سازی شده می‌باشند.

 

 

فرایند ساز(بهینه‌ترین روش‌های گردش و به نتیجه رساندن کار را مشخص کنید)
فرم‌ها که پر می‌شوند حتما نیاز به فرایندهایی دارند جهت تایید توسط مدیران و... و همچنین یک سری از امور براساس آن‌ها باید محقق شود. نرم‌افزار اسپریت پرتال شرکت دانش بنیان نیافام بخشی با عنوان فرایند ساز دارد. توسط این سیستم، فرم‌ها به راحتی به گردش انداخته شده و در کارتابل-های افراد مختلف مواردی مانند: تایید، رد و اتصال به دیتابیس‌های مختلف، اتصال به انواع وب سرویس‌ها، پیش‌بینی شروط خودکار و انجام محاسباتی که یکسری از اطلاعات ورودی مخاطبان در چند گردش کار به نتیجه برسد دیده می‌شود و در نهایت به افراد بازخورد از طریق ارسال اس ام اس و ایمیل و روش‌های اطلاع‌رسانی مختلف داده می‌شود و از آغاز تا پایان یک خدمت الکترونیکی مدیریت می‌گردد. فرآيند، مجموعه‌اي مشخص و مرتب شده از فعاليت‌هاي كاري در يك محدوده زمـاني و مكاني معين است كـه شروع و خاتمه آن مشخص شده است. ماژول فرایند‌ساز مجموعۀ ابزارهای مورد نیاز برای توسعۀ فرایندهای تحت وب و مدیریت مسئولیت‌های کاربران درگیر در فرایند را برای مدیر پورتال فراهم می‌کند. این امکان بسیار جذاب و خاص است و شرکت نیافام برای آنکه بتواند سیستم فرایندساز را تبدیل به یک تجربه راحت و ساده و کاربردی برای مخاطب خود نماید تلاش کرده طراحی ابزار فرایندساز خود را بسیار کاربر پسند در نظر بگیرد تا کاربر به راحتی بتواند با آن ارتباط برقرار کرده و امور کاری را به انجام رساند.

می‌توان گفت این ابزار با اینکه می‌تواند پیچیده‌ترین فرایندها را پشتیبانی و راهبری کند اما بسیار ساده و جذاب است و افرادی که از اسپریت پورتال استفاده می‌کنند بدون نیاز به شرکت و به سادگی کارها را توسط آن به انجام خواهند رساند. هدف اصلی و رسالت خدمات الکترونیک بهینه کردن فرایندها و بهبود کیفیت و بهره‌وری است و سعی شده در ساخت این فرایندساز به نکاتی توجه شود که تمام این امور را دقیق و اصولی انجام دهد.

به طور مثال تمام راهنماهای انجام کار، زمانبندی‌ها، صدور هشدارها، گزارش‌گیری‌ها، خطاها و... در این سیستم قابل تعریف، دریافت گزارش و تعریف فرایندهای متنوع است. با استفاده از چنین سیستمی بسیار ساده و قدرتمند می‌توان امور را مدیریت کرد و به هر نسبت و هر زمان به سادگی روال‌ها را تغییر داد، بدون نگرانی از نیاز به باز طراحی سیستم.

 

گزارش ساز(همواره رصد کنید! دقیق، واضح و سریع انواع مختلفی از گزارش‌ها را تولید نمایید)
تا به اینجا یک سامانه داریم با قابلیت تعامل مناسب با مخاطب و همچنین طراحی فرایندهای کاری و قابلیت دریافت و تولید محتوای مختلف و... اما نکته مهمی که وجود دارد این است که امکان دارد سیستم‌ها تا به اینجا به بهترین شکلی کار کنند اما دریافت و بهره‌برداری از اطلاعات و ایجاد گزارش‌ها از دغدغه‌های بسیاری از مدیران سازمانی است. ابزارهای متنوع پایش اطلاعات در اسپریت پورتال به شما امکان می‌دهد از بانک‌های اطلاعاتی و وب سرویس‌های سازمان، انواع گزارش‌های جدولی، چند سطحی، نمودار و گراف را طراحی نمایید. داشتن آمارها، گزارش‌های دقیق از هر بخش، امکان گرفتن تصمیمات راهبردی و پایش فرایندها را برای مدیران میسر می‌کند. برای این کار انواع ابزارهای متنوع گزارش-گیری در این سیستم دیده شده است. از گزارش‌های قابل چاپ گرفته مانند فیش حقوقی، گواهی پایان دوره، کارت ورود به جلسه تا گزارش‌های پیشرفته با انواع نمودارها، تولید خروجی به صورت جدوال حرفه‌ای که به شما قابلیت‌های مهمی مانند جستجو، فیلترینگ، تغییر اولویت نمایش و صفحه‌بندی و...را داده و بدون محدودیت و به سادگی قابل طراحی در داخل این سیستم است.

 

داشبورد ساز(شیوه ارائه اطلاعات و سطوح ارائه را متنوع تر از همیشه ایجاد کنید)
این ابزار امکان تهیه داشبوردهای کاملاً سفارشی را برای کاربران پورتال سازمانی مهیا می‌سازد. با کمک آن می‌توانید گزارش‌های پیشرفته از سامانه‌های توسعه یافته توسط پورتال و یا بانک‌های اطلاعاتی خارج از سیستم نرم‌افزار را در سایز و چیدمان مورد نظر خود تنظیم نموده و به صورت یک داشبورد واحد به نمایش درآورید. برای نمایش انواع گزارش‌ها با کمک قابلیت داشبوردساز می‌توان انواع داشبوردهای نشان دادن و دانلود اطلاعات را به سادگی در سامانه ایجاد نمود، سطوح دسترسی افراد را مشخص کرد و کار‌ها را به پیش برد.

مدیران ارشد یک سازمان شاید فرصت بررسی گزارش‌ها در درون داشبوردها را نداشته باشند. اولین فرصتی که برای یک مدیر ارشد ایجاد می‌شود باید گزارش مناسب در دسترس او و قابل بررسی باشد، اسپریت پورتال برای چنین موردی پیش‌بینی خاصی دارد.

فکر کنید داشبوردی را درست کرده‌اید که حاوی گزارش‌هایی است. شما می‌توانید با مشخص کردن زمانبندی مد نظر کاری کنید که این گزارش و کل داشبورد به طور خودکار در زمانی مشخص شده به مدیر ارشد مربوط ایمیل شود. این موضوع می-تواند در دسترس بودن گزارش‌ها را به واسطه دریافت ایمیل برای یک مدیر ارشد سریع‌تر و راحت‌تر نماید و او می‌تواند در انواع ابزارها مانند گوشی و تبلت، یک گزارش واکنش‌گرا را ببیند و از آن استفاده نماید.

یکی از نکات جذاب و بسیار مهم برای یک سازمان این است که احتمال بسیار زیاد آن مجموعه دارای سیستم‌های متنوع و کارایی است که شاید به صرفه نباشد که به یک محیط جدید انتقال پیدا کنند. اما ممکن است آن سیستم‌های قدیمی دارای ضعف‌های عملکردی خاصی باشند. مهمترین ضعف‌ها بر حسب تجربه ضعف‌های تولید گزارش است. ابزارهای متنوع و قدرتمند اسپریت پورتال در این بخش می‌تواند بسیار راه‌گشا باشند و به راحتی با برقرارای تعامل و ارتباط با بانک‌ها و سیستم-های قدیمی آن مجموعه، این گزارش‌ها را تهیه و در داشبوردهای متنوع و خروجی‌های سایت به صورت عمومی یا با دسترسی‌های خاص نمایش دهند و یا با ایمیل و... ارسال نمایند.

به طور ساده می‌توان گفت که نیاز به ساختن خانه از نو نیست، این ابزارهای کارآمد به سیستم‌های شما وصل می‌شوند و موجب یکپارچه‌سازی کامل می‌گردند. کاربران در اسپریت پورتال گزارش‌های لازم و... را با بهترین کیفیت خواهند ساخت.