شهرداری هر شهر یکی از اختصاصی ترین سازمان های دولتی ارائه دهنده خدمات برای مردم آن شهر و نیز سایر مردم جامعه بوده و گاه موفق به نهادن گامی فراتر با هدف قراردادن توریست های محتمل شده و این سازمان آیینه تمام فرهنگ و سنت و رفتار و صنایع و تاریخ شهر میباشد. هرچه زمان جلو تر میرود شهرداری از حوزه ریاست و مدیریت به ارائه دادن خدمات وسیع تر اریب شده و نیز این روند، فضای مجازی را بستر مناسبی برای رشد بیشتر و سریعتر کمی و کیفی خود دیده و در این راستا چهره الکترونیک شهرداری ، در کنار حفظ سنت های کهن هر شهر برای نمایش بهترین تصویر از شهر و بهترین تصویر از خدمات ارائه شونده توسط شهرداری نیاز به انتخاب و استفاده از قابی بایسته و شایسته دارد. این قاب همان وبسایت شهرداری نامیده میشود که در عمل در کنار هرآنچه برای مدیریت محتوای درون آن نیاز هست در چهارچوب یک پورتال سازمانی شکل میگیرد.

پورتال سازمانی شهرداری اهمیت بالای دارد چرا که 2وظیفه خطیر را در ماموریت خود تجلی میبخشد:

• هدف قراردادن مردم شهر جهت استفاده از خدمات الکترونیک شهرداری
• هدف قراردادن هرآنکس که تمایلی بالقوه یا بالفعل برای سفر به آن شهر دارد که این افراد میتوانند از سایر شهرهای کشور و نیز از خارج مرزهای کشور  به وبسایت شهرداری مراجعه کنند

بنابراین طراحی پورتال سازمانی یا بعبارتی طراحی سایت شهرداری باید بنحوی باشد که هم نیازهای مردم شهر که مراجعه کنندگان اصلی سایت را تشکیل میدهند را با سرعت هرچه بیشتر و البته کیفیتی درخور پاسخ دهد و هم بهترین مرجع برای آشنایی با این شهر شناخته شود. صد البته که در کنار ایجاد یک وبسایت مناسب، بارگذاری مطالب مفید و مخاطب پسند نیز اهمیت بالایی  دارد و در اینجا نباید سقف مخاطب پسند بودن برای این مطالب در نظر گرفته شود، بلکه باید هدف بالابردن استانداردها و انتظارات ذهنی مخاطبان از محتوای مشهود در این سایت را  نیز پیگیری نماید.

 هنگامی که طراحی پورتال سازمانی یک شهرداری آغاز میشود دو مساله باید مد نظر قرار گیرد:

1. جذابیت بصری سایت بنحوی باشد که از نخستین دیدار چشم مخاطبان با این سایت، گذر هر ثانیه به نفع سایت شهرداری در راستای افزایش تمایل مخاطب برای اختصاص زمانی هرچه بیشتر برای مطالعه مطالب این سایت شود که در واژه به این رابط کاربری (user interface) یا به اختصار ui هم یاد میشود و نیز در زبان ساده تر تنها یک عبارت میتواند این مفهوم را بسادگی بیان کند که :

طراحی پورتال سازمانی  (طراحی سایت) شهرداری باید برای مخاطبان خود ظاهری جذاب داشته باشد!

پس باید در نظر داشت اگر بهترین اتفاقات نیز در این سایت با نمایشی نه چندان دلچسب نمایش داده شوند عملا میتوان گفت که: "از قضا سرکنگبین صفرا فزود"

2. در کنار این جذابیت بصری یا uiمناسب باید مدنظر داشت هر مخاطب برای پاسخ به سوال یا نیازی به این سایت مراجعه کرده و هرچه سریعتر، ساده تر و کاملتر بتواند به این نیاز پاسخ دهد  در ذهن این این سایت را کارآمدتر و مفید تر شناخته و در ضمیر خودآگاه و ناخودآگاه خود احتمال بیشتری را برای مراجعه مجدد به این سایت اختصاص میدهد. جذب مخاطب اهمیت بالایی دارد  اما به مراتب مهمتر از آن حفظ و تداوم این همکاری آنلاین با مخاطبان میباشد. این مساله یعنی تجربه کاربری مخاطب یا (user experience)  که به اختصار ux نامیده میشود باید در سطحی بهینه در نظر گرفته شود.مسلما باید مدنظر قرارداد که اگر کسی برای رفع نیازی به سایت شهرداری مراجعه کند و در میانه راه با اینکه از جذابیت بصری این سایت لذت میبرد برای پاسخ به نیاز خود دچار سردرگمی شود ناگزیر به یافتن محل بهتری برای پاسخ به پرسش یا نیاز خود میباشد و مجدد این مثل دیده میشود که :

 از قضا سرکنگبین صفرا فزود!

 

شرکت دانش بنیان نیافام پس از کسب تجاربی متعدد در زمینه طراحی سایت و طراحی پورتال سازمانی برای انواع نهادها و سازمان های دولتی و نیز استانداری ها وشهرداری های متعدد تصمیم به پرداخت زکات این تجربه جهت افزایش کیفیت پورتال سازمانی شهرداری ها و در نتیجه رضایت هموطنان عزیز گرفته و در کالبد این مقاله برخی باید ها و نباید ها با مخاطبان به اشتراک گذاشته میشود که صدالبته گرفتن بازخور از تجربیات شما متخصصان میتواند عنوان تجارب متعدد را برای شرکت نیافام پررنگ تر نماید. در ادامه در فضای ذهنی خود به ترسیم و بررسی یک پورتال سازمانی ایده آل برای یک شهرداری فرضی میپردازیم:

اولین دیدار مخاطب با سایت یا پورتال سازمانی هر شهرداری از بخشی تحت عنوان hero section  شروع میشود که این بخش نقش قهرمانی را برای القای اولین حس خوب به مخاطبان سایت ایفا میکند و شامل هدر(header) ، منو(menu) و اسلایدر سایت خواهد بود که جذابیت بالای آنچه دیده میشود در کنار اهمیت هر مطلبی که در آن نمایش داده شده باشد اهمیت بالایی دارد و بالافاصله پس از ایجاد این حس خوب در ذهن مخاطب نیاز به قرار دادن سریعترین مسیر  برای پاسخ به نیازهای عمومی مراجعان میباشد که این مساله اهمیت دادن شهرداری به رفع آسان و سریع نیاز مخاطبان را نشان داده تجربه کاربری بهتری  را رقم میزند که باید توجه داشت که سریعتر انجام شدن فرایند رفع نیاز مخاطبان به منزله ترک سریع سایت و امتیاز منفی برای سایت نیست و اتفاقا موتورهای جستجو بدقت این مساله و این کیفیت مطلوب در هر سایت را مد نظر دارند.

پس باید عنوان کرد که میز خدمات الکترونیک شهرداری، سامانه ها، نرم افزارها و اپلیکیشن ها باید از انتها یا بلافاصله پس از hero section در دسترس مخاطب قرار گیرند تا در بدو ورود به سایت بدون ابهام بسادگی محل رفع نیاز خود را پیدا کنند. قسمت زیادی از مراجعان این سایت را مردمی تشکیل میدهند که برای موارد متفاوت شهری چون مالیت، عوارض و ... به این سایت مراجعه مینمایند.

 

پس از آن باید به معرفی شهر پرداخته شود. هر شهر شامل مردم ساکن آن، تاریخ شهر، فرهنگ ها و باورها، قهرمانان، مشاهیر و اقلیم خاص ، پوشش، سبک تغذیه و غذاهای رایج، موسیقی و سازها، اماکن سنتی و مدرن، آثار باستانی، تفرجگاه های طبیعی، صنایع دستی و محصولات کشاورزی و دامپروری آن شده و معرفی این گنجینه در نمایشی شایسته باید صورت گیرد چرا که در دل این معرفی باید مدنظر داشت که هم مخاطب داخل شهر از دیدن آن حس افتخار میکند و هم مخاطبی که میتواند مسافر حال یا آینده این شهر باشد به این مطالب نیاز دارد. این معرفی باید در کنار جذابیت بصری اطلاعات کاملی نیز ارائه دهد که البته قید اختصار در این مساله نیز صدق می نماید. سامانه گردشگری هر شهر درکنار معرفی هر جاذبه توریستی به راه های دستری به آن و همچنین مواردی که این بازدید را لذتبخش تر میکند میپردازد و اینگونه توریست ها و مسافران حین تصمیم گیری برای بازدید از یک جاذبه گردشگری اطلاعات پیش نیاز برای مواردی که ممکن است در این بازدید لازم شود را نیز کسب میکنند.

این محتوا باید  از تصاویر و ویدیوهای باکیفیت و جذاب نیز نهایت استفاده را داشته باشد تا محتوای متنی کنار آن دلنشین تر باشد. اکثر این مطالب با گذر زمان گذاری بسیار مختصر دارند و مختص مقطع زمانی کوتاهی نیستند و این مطالب کهنه نمیشوند و در اصطلاح به آنها مطالب همیشه سبز یا (ever green content) نیز گفته میشود که اهمیت بالایی در پورتال سازمانی هر شهرداری را به خود اختصاص میدهند.

 

 

اخبار مهم هر شهر و رویدادهای درون شهری و برون شهری مهم نیز اهمیت بالایی دارند که در صورت کامل بودن و گلچین شدن این اخبار شاید مردم آن شهر پورتال سازمانی شهرداری خود را مرجع ترین محل کسب اخبار شهر خود بشناسند و از موثق ترین منبع اطلاعاتی شهر خود استفاده نمایند.

همچنین انواع جشنواره ها و مسابقات و مراسم و آیین های ملی و مذهبی نیز برای هر شهر اهمیت بالایی دارد که یقینا در نمایشی مناسب این بخش هم از نیاز های هر شهرداری میباشد که باید در طراحی پورتال سازمانی خود به آن توجه ویژه ای نماید.مخاطب این بخش توده مردم شهر در سنین مختلف هستند و طراحی آن باید این مساله را مد نظر قرار دهد.

 

هر شهرداری شامل مناطق، معاونت ها و سازمان هایی تحت مدیریت خود میباشد که معرفی این موارد هم در سایت شهرداری میتواند مخاطبان را برای پاسخ به سوالات خود راهنمایی کند. در کنار این معاونت ها، چارت سازمانی شهرداری نیز میتواند امور اداری شهرداری را یاری نماید. در صدر چارت سازمانی معرفی شهردار فعلی شهر و سوابق او و نیز شهردارهای پیشین شهر نیز اطلاعات مفیدی در اختیار مخاطب قرار میدهد و بهتر هست در صفحه اصلی سایت سعی در نمایش اهم اطلاعات باشد و برای مشاهده کاملتر مطالب به صفحات داخلی ارجاع شود.

آمار و ارقامی که ساختار جمعیت شناسی یا اطلاعات جغرافیایی و آب و هوایی را نمایش دهد درکنار بالابردن جذابیت بصری سایت میتواند اطلاعات مفیدی را در اختیار مخاطب قرار دهد . برای این مساله در کنا ر نمایش ساده و مختصر برخی آمار مهم در سایت اصلی طراحی سامانه داده نما نیز برای هر شهرداری بسیار مفید میباشد.  از طریق سامانه داده نما میتوان آمار و اطلاعات لازم درباره موارد آموزش، فرهنگ، خدمات درمانی، آب و هوا، حمل و نقل، کتابخانه ها، خدمات اجتماعی، امورقضایی،  و اطلاعات مشابه را با نمایشی علمی و کارآمد در اختیار مخاطبان قرارداد .

البته وقتی بحث آمار به میان میآید صرفا به بحث جمعیت و موارد مشابه اشاره نمیشود بلکه هر شهرداری با تعداد زیادی پیمانکار دولتی و خصوصی در تعامل است که شفافیت در نمایش این آمار و اطلاعات نیز اهمیت بالایی دارد.  معرفی پروژه های جاری، پروژه های انجام شده، پیمانکاران و موارد مشابه میتواند حس اعتماد مخاطبان سایت را افزایش دهد. سامانه شفافیت نیز در ساختار کنونی پورتال سازمانی شهرداری ها قانونا باید بدرستی طراحی شود و این سامانه میتواند در منو نمایش داده شده اما محتوای آن در صفحات داخلی نمایش داده شوند.

 

مطالبی که مطرح شد و بخش هایی که عنوان شدند با یک سیاست گذاری مناسب در تولید محتوا میتواند اثربخشی بالایی داشته باشد و این سیاست گذاری تولید محتوا باید در راستای پاسخ به نیازهای حقیقی مخاطب باشد و باید مد نظر داشت که مخاطب اصلی سایت های دولتی را مردم تشکیل میدهند و دلیل مراجعه مردم به پورتال سازمانی هر کدام از این نهادهای دولتی پاسخ به سوال و نیازی متناسب با موارد زندگی روزمره آنها بوده و باید مد نظر داشت که دستاوردهای مدیران و رویدادهای مدیریتی باید در کنار موارد مورد نیاز مخاطبان بنحوی نمایش داده شود که هم تلاش ها و دستاورهای بدنه مدیریتی شهرداری بدرستی بازتاب داشته باشند و هم مردم این موارد را در فرع پاسخ به نیازهای اصلی خود در سایت شهرداری مشاهده نمایند.

 

نمونه فرضی که بررسی شد متناسب با هر شهر و هر پروژه نیاز به مدیریتی اقتضایی دارد و در کالبد یک مقاله حق مطلب آن بدرستی ادا نخواهد شد. درصورت تمایل مدیران مربوطه به بررسی طراحی پورتال سازمانی شهرداری هر شهر توسط شرکت نیافام جهت کیفیت بالاتر برنامه ریزی پروژه با هم به بررسی نیازهای پروژه از طریق برگزاری جلسات آنلاین یا حضوری جهت استفاده از تجارب مدیران عزیز خواهیم پرداخت.