در پروژه طراحی پورتال سازمانی همواره این پروژه از دو مسیر نظارت واحد روابط عمومی یا واحد فناوری اطلاعات پیش میرود که نمایندگان سازمان(کارفرما) در پیشبرد پروژه بوده و با مدیر پروژه که نماینده اجرایی پیمانکار برای طراحی سایت سازمان خواهد بود مستقیما در ارتباط قرار دارند.در تعداد قابل توجهی از پروژه های طراحی پورتال سازمانی واحد روابط عمومی مسئولیت نظارت بر قرارداد را برعهده گرفته و این مسأله مزایای خاص خود را برای سازمان دربر خواهد داشت.
با فرض شایسته سالاری مبنا بر این نکته قرار می‌گیرد که هرآنکس که در یک جایگاه سازمانی مسئولیتی را بر عهده دارد در اجرای آن مسئولیت شایستگی لازم را دارد. بنابراین واحد مالی دانش و مهارت مالی، واحد فناوری اطلاعات توانایی فنی واحد روابط عمومی مهارت‌های مربوط به روابط عمومی را خواهند داشت. باید مد نظر قرار داد که واحد روابط عمومی در ماهیت تخصص خود ارتباطات درون سازمانی، میان سازمانی و برون سازمانی را بعنوان یک پیش فرض دارد و در ادامه به بحث تسلط به ابزارهای لازم جهت ارتقای روابط عمومی و برند سازمان نیز این مهارتها توسعه می‌یابد.
در سازمان های دولتی واحدی بعنوان برندینگ، تبلیغات یا مارکتینگ با ماهیتی مستقل تعریف نشده و این مهم توسط واحد روابط عمومی و همکاری بهینه آن با سایر واحدها انجام میشود. روابط عمومی در همکاری با واحد منابع انسانی به شناسایی وضعیت موجود و نمایش محاسن آن پرداخته و به ارتقای برند منابع انسانی سازمان کمک میکند. در بحث فناوری اطلاعات همکاری روابط عمومی و واحد فناوری اطلاعات در کالبد طراحی پورتال سازمانی و استفاده بهینه از پورتال برای بارگذاری مطالب مفید روی سایت سازمان دیده میشود که این مطالب میتواند نمایش بهینه دستاوردهای بخشهای مختلف سازمان بویژه خود واحد فناوری اطلاعات نیز باشد. وظیفه روابط عمومی نمایش گلچینی از حقایق مثبت بخش های مختلف سازمان در زمان، ساختار و محل مناسب به نحوی شایسته است تا در این نمایش محتوای مقصود و محتوای مشهود(برداشت مخاطبان) بیشینه تطابق را داشته و همواره زحمات تک تک بخش های سازمان هم برای مدیران و مقامات ارشد کشور و هم مردم جامعه قابل مشاهده باشد.
در پروژه طراحی پورتال سازمانی اگر روابط عمومی شایسته ای این مسئولیت نظارت را برعهده گیرد پلی میان پیمانکار و واحد فناوری اطلاعات و نیز مدیران سازمان خواهد بود تا هرچند بظاهر حلقه ای به این زنجیره ارتباطی اضافه میشود اما این حلقه نقش مدیریت و تسهیل گری تعاملات را چونان ایفا میکند که انعطاف این زنجیره از یک زنجیره کوتاه اما خشک بمراتب میتواند دستاوردهایی با کمیت و کیفیت بالاتر برای سازمان به ارمغان آورد. کارشناسان و مدیران روابط عمومی سازمان در تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی مهارت لازم برای برقراری بهترین ارتباطات را دارند و حتی موارد فنی که ممکن است در تخصص این واحد نباشد در صورت انتقال شایسته به واحد فنی (فناوری اطلاعات) می‌توان بسرعت و بدون چالش خاصی رفع گردد.
این مسأله مطلقا به معنای آن نیست که سایر واحدها، بطور مثال فناوری اطلاعات دارای مهارت روابط عمومی خوبی نیستند. بلکه بدان معناست که بطور میانگین و در مقیاس کلان، هرکس در تخصص کلیدی خود "قرار است و میتواند" بهترین دستاورد را برای سازمان به ارمغان آورد. پس ممکن است در سازمانی واحد مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، اداری و ... مهارت های بسیار بالایی در روابط عمومی داشته باشند اما منطق حکم میکند که در همین سازمان محتمل خواهد بود که روابط عمومی نیز توانایی های خاصی در زمینه تخصصی خود داشته باشد و قرار است منابع سازمان بطور بهینه برنامه ریزی و تخصیص یابند. پس باید از مهارتها در جای خود استفاده کرد و عزیزان روابط عمومی به ارتقا روابط عمومی سازمان بیشتر متمرکز باشند و سایر بخش ها نیز در حوزه تخصصی خود تمرکز بیشتری داشته باشند.
در پروژه طراحی پورتال سازمانی یک روابط عمومی کارآمد میتواند با ارتباط بهینه با پیمانکار بی هیچ تعارض و بی نظمی با نهایت تعامل دوستانه میان طرفین بسرعت پروژه را پیش ببرد. البته که این سرعت قطعا مستلزم حسن همکاری درون سازمانی واحد روابط عمومی با سایر واحدهای سازمان نیز میباشد.
البته باید مد نظر قرارداد که متناسب با نیازهای پروژه طراحی پورتال سازمانی ممکن است در برخی پروژه ها صلاح بر دخالت مستقیم واحد فناوری اطلاعات باشد و این مساله با مدیریت اقتضایی مقامات سازمان قطعا تصمیمی بهینه و کارامد را تجربه خواهد کرد.
مسئولیت ورود محتوا در سایت هر سازمان معمولا بر عهده واحد روابط عمومی میباشد و عدم تعامل مناسب این واحد با سایر واحدها بویژه واحد فناوری اطلاعات که عملا تکیه خدمات آنلاین سازمان بر آن واحد قرار دارد میتواند باعث این مساله شود که مخاطبان سایت چنین برداشت کنند که طراحی سایت سازمانی در اینجا مناسب نبوده و این برداشت اشتباه ممکن است صرفا بخاطر مشاهده محتوای بی کیفیت یا نامناسب در سایت سازمان ایجاد شود.
سازمان باید در سطح کلان همکاری مناسب میان واحدهای خود را برنامه ریزی و پایش کند و نقش روابط عمومی نیز در این میان باید برای تک تک کارکنان سازمان مشهود باشد. پس حتی وظیفه نمایش بهینه خدمات واحد روابط عمومی نیز بر عهده همان بخش بوده و کوزه گری که از کوزه شکسته آب نخود قطعا برای دیگران هم میتواند مشاور خوبی باشد.
شرکت نیافام در سابقه چندین ساله و پروژه های متعددی که در آنها افتخار ارائه خدمات طراحی پورتال سازمانی به سازمان های بزرگ کشور را داشته است تجربه دلچسبی از همکاری کارآمد و اثربخش با واحدهای روابط عمومی سازمان ها داشته و از همکاری با بدنه روابط عمومی سازمان ها همواره استقبالی کاملا پایاپای با واحد فناوری اطلاعات خواهد داشت. ضمنا این مساله هم مجدد قابل توجه هست که وزن این تجارب همکاری دلچسب نیافام بیشتر به سمت سازمانی هایی اریب است که واحدهای فناوری اطلاعات و روابط عمومی در عین کثرت، وحدت رویه لازم را داشته و هر دو به نفع سازمان خود همکاری شایسته را با طرف مقابل ایجاد می کنند.