شرکت‌های توزیع برق در عمل نقش خون جاری در رگ زندگی روزمره جامعه و بویژه بدنه دولتی و خصوصی کشور را ایفا کرده و اهمیتی بالایی برای مردم کشور دارند. نزدیک به 150 سال از ورود برق به ایران می‌گذرد.این اتفاق تنها 6سال پس از اختراع برق بوده و مردم ایران سالهاست از این خدمات دولتی بهره مند هستند. کمیت و کیفیت ارائه خدمات این شرکت با گذشت زمان رشدی نمایی داشته و پس از انقلاب اسلامی دسترسی کل کشور به استفاده از این خدمات بطور جدی در دستور کار مدیران رده بالای کشور قرار گرفت و این اتفاق با اثربخشی بالایی محقق شد. مساله توزیع برق با چالش‌های فنی بسیاری مواجه است که یقینا بستر مناسب و کارا برای ارتباطات سازمانی و نیز ارتباط سازمان با مردم که استفاده کنندگان اصلی این خدمات هستند اهمیت بالایی دارد.
بهره‌وری در علم مدیری به مجموعه کارایی و اثربخشی اشاره دارد که کارایی به معنای انجام کارهای درست و اثربخشی به معنای انجام درست کارها می‌باشد. با توجه به این تعریف و با توجه به اینکه کارایی ارائه خدمات و سیاست‌گذاری‌های لازم توسط وزارت نیرو در دهه‌های اخیر بطور جدی مد‌نظر قرارگرفته است، اثربخشی این سیاست‌گذاری ها نیز برای ادا شدن حق مطلب این مساله اهمیت بالایی دارد که در زمان کنونی این اثربخشی که در نهایت به رضایت عموم مردم کشور از استفاده از خدمات توزیع برق وابسته است، نیازمند پاسخگویی مناسب و ارائه خدمات الکترونیک با استفاده بهینه از فضای مجازی می‌باشد.
در این راستا طراحی پورتال سازمانی برای شرکت‌های توزیع برق تمامی شهر ها اهمیت بالایی دارد و برای مردم هر شهر طراحی سایت سازمانی شرکت برق بستر لازم را برای کاهش مراجعات حضوری و ارتباطات تلفنی فراهم می‌‍‌نماید. در این پورتال سازمانی باید جذابیت بصری مناسب (رابط کاربری یا user interface) و نیز تجربه کاربری مناسب (user experience) بمراتب توسط مخاطبان سایت تایید شود چرا که کسب رضایت آتی مخاطبان باید در نخستین گام برنامه ریزی طراحی سایت سازمانی باید با دقت برنامهریزی شود تا همانظور که انجام کار درست مد نظر است انجام درست آن کار نیز مد نظر قرار گیرد.
اصلی ترین متر بررسی بهره‌وری هر سایت اعم از دولتی، خصوصی و شخصی، میزان مراجعان روزانه آن سایت و نیز میزان تعامل آنها و استفاده مفید از خدمات سایت می‌باشد که برای این مساله باید پیش از طراحی سایت سازمانی شرکت توزیع برق به نیازسنجی جامعه برای تعریف صحیح پروژه پرداخت. بنابراین با هم به بررسی نیازمندی‌های جامعه برای برنامه ریزی طراحی پورتال سازمانی ایده آل برای شرکت‌های توزیع برق می‌نشینیم.
بخش های مهم در طراحی پورتال سازمانی شرکت توزیع برق:
- معرفی شایسته شرکت و خدمات آن با نمایشی چشم‌نواز برای مخاطب، چرا که در 10ثانیه اول ورود هر مخاطب به سایت دیدگاه او درباره این سایت و حتی این سازمان شکل می‌گیرد و باید به جذابیت این طراحی سایت سازمانی از نظر گرافیکی توجه ویژه‌ای شود. بویژه اولین تصویر دیده شده در هنگام باز کردن سایت اهمیت بسیار بالایی در دید مخاطب دارد و بنابراین اسلایدر جذاب در طراحی سایت سازمانی اهمیت بالایی دارد.
- خدمات الکترونیک سازمان که عملا دلیل اصلی مراجعه مخاطبان به این سایت است و در آن دو مساله مطرح است. نخست در دسترس بودن سریع این خدمات در پورتال سازمانی شرکت توزیع برق هر شهر می‌باشد تا مردم برا ی استفاده از خدمات الکترونیک سایت دچار سردرگمی نشوند چرا که این سردرگمی ممکن است به خروج آنها از سایت بیانجامد. پس از دسترسی سریع به این خدمات، باید بتوان با سرعت مناسب و سهولت بالا بیشینه نتیجه را در پاسخگویی به نیازی که علت مراجعه مخاطب به سایت بوده است ، بدست آورد.
- نرم افزارهای (اپلیکیشن) این شرکت برای ارائه خدمات الکترونیک به مردم نقش مهمی را ایفا می‌کنند که در طراحی پورتال سازمانی باید دسترسی سریع به این نرم‌افزارها نیز چندان مناسب برنامهریزی شود تا مخاطبان در اولین سکانس‌های گذار از ابتدا تا انتهای صفحه اصلی سایت متوجه وجود آنها شوند تا این خدمات که زحمات زیادی پشت پرده آنها بوده از دید مردم جا نمانند.
- سایت سازمانی هر شرکت توزیع برق ممکن است در کنار ارائه خدمات به مردم جامعه با پیمانکاران بسیار هم در تعامل باشد که نیازهای این پیمانکاران نیز در استفاده از این سایت باید در طراحی سایت سازمانی این مجموعه مد نظر قرار گیرد و مجددا با تبصره طراحی جذاب و دسترسی مناسب و نیز مراحل ساده و سریع در پیگیری نیازهای مورد نظر پیمانکاران مواجه است.
- اخبار مربوط به برق شهر و نیز اطلاع رسانی‌ها و رویداد‌ها نیز باید چونان در طراحی سایت سازمانی این پروژه در نظر گرفته شود تا مخاطبان قطعا بسادگی به بیشینه اطلاعات مورد نظر خود دست یابند.حتی اطلاعاتی که برای مخاطبان مهم است اما ممکن هست از آن بی‌خبر باشند نیز در اینجا باید بدرستی در دسترس قرار گیرند و در مبحث تولید محتوا نیز امکانات لازم برای ارائه انواع محتوا را داشته باشند.
- ارتباطات درون سازمانی نیز مسلما برای هر سازمان باید در طراحی سایت سازمانی آن طوری برنامه ریزی شود تا با بهره‌وری مناسب مورد استفاده اعضای سازمان قرار گیرد. مجددا تبصره جذابیت بصری و تجربه کاربری مناسب مورد تاکید قرار می‌گیرد.
- معاونت های و زیرمجموعه‌های شرکت توزیع برق نیز باید در طراحی پورتال سازمانی آن بدرستی معرفی شوند و دسترسی به آنها میسر باشد.
- در طراحی سایت سازمانی ارائه گزارشات و آمار و ارقام با تبصره کیفیت اما اختصار باید مورد نظر باشد تا وقتی کارهای درست به درستی انجام شوند، مخاطبان نیز این مساله را لمس نمایند.
- معرفی خدمات و راهنمای استفاده از خدمات هم باید سهولت استفاده کاربران را بالاتر ببرد و بخشی در خور برای آن در طراحی سایت سازمانی در نظر گرفته شود.
- سامانه شفافیت میباد در طراحی سایت سازمانی تمامی سازمان‌ها در نظر گرفته شود.
- میزخدمات الکترونیک نیز در طراحی پورتال سازمانی باید با تبصره طراحی جذاب و کارامد در نظر گرفته شود. این مو رد اهمیت خیلی بالایی د ارد و باید توجه ویژه‌ای به این بخش از سایت داشت.
- ماژول چارت سازمانی نیز از استانداردهای مطرح در طراحی پورتال سازمانی می‌باشد و طراحی آن باید از طریق یک ماژول بصورت یکپارچه انجام شود.
- سامانه گفتگوی آنلاین دیگر در طراحی سایت سازمانی یک پیشفرض می‌باشد.
- سامانه تیکتینگ در کیفیت ارائه خدمات سازمان اهمیت بالایی دارد و برای این مساله هم در پروژه طراحی پورتال سازمانی باید برنامه ریزی مناسبی داشت.
- تاریخچه برق از مطالب همیشه سبز محسوب میشود. این مطالب با گذر زمان، گذاری بسیار مختصر دارند و مختص مقطع زمانی کوتاهی نیستند و این مطالب کهنه نمی‌شوند و در اصطلاح به آنها مطالب همیشه سبز یا (ever green content) نیز گفته میشود. در کنار آن تاریخچه ارائه خدمات توزیع برق در هر شهر نیز محتوایی پیشنیاز برای در طراحی سایت سازمانی شرکت توزیع برق هر شهر می‌باشد.
به اقتضای هر شهر دیدگاه مردم و نیز نحوه استفاده از برق و موارد مشابه تفاوت‌هایی دارد که در یک مقاله نمی‌توان بررسی شایسته ای بر آن صورت گیرد. بنابراین در صورت تمایل به طراحی سایت سازمانی و به عبارتی طراحی پورتال سازمانی برای سازمان خود، شرکت نیافام از برگزاری جلسه در این باب استقبال خواهد کرد.